Office 365 für Vereine: Die richtige Wahl treffen, fair bezahlen und sauber implementieren

Zwischen E-Mails, gemeinsam genutzten Dokumenten, Videokonferenzen, der Einbindung von Freiwilligen und der Verwaltung von Zugangsrechten hat ein Verein oft die gleichen Anforderungen wie ein kleines Unternehmen – allerdings mit einem knapperen Budget und wechselnden Teams.

Genau hier kommt Office 365 (jetzt Microsoft 365) ins Spiel: Es zentralisiert Tools (Word/Excel/PowerPoint), E-Mail, Speicher und Zusammenarbeit (Teams/SharePoint/OneDrive) und sorgt gleichzeitig für einen sauberen Sicherheitsrahmen.

In diesem Leitfaden sehen wir:

• Was „Office 365” heute umfasst (und warum wir von Microsoft 365 sprechen),
• Wie können Sie herausfinden, ob Ihr Verein von speziellen Angeboten profitieren kann?
• Welcher Tarif passt zu Ihren Bedürfnissen (ehrenamtliche Mitarbeiter, Angestellte, Büro, Außendienst)?
• die Einrichtungsschritte (ohne komplizierte Vorrichtungen),
• bewährte Verfahren in den Bereichen Sicherheit und Governance,
• und wie Sie Ihr digitales Budget optimieren können, ohne zu basteln.

Office 365 vs. Microsoft 365: Was ist der Unterschied für einen Verein?

„Office 365“ wird im allgemeinen Sprachgebrauch nach wie vor häufig verwendet, aber Microsoft hat die meisten Angebote unter dem Namen Microsoft 365 zusammengefasst.

Für einen Verein ist nicht der Name entscheidend, sondern der Umfang:

• Office 365 bezieht sich häufig auf Angebote, die sich auf Office-Apps + Dienste (Exchange, Teams, SharePoint) konzentrieren.
• Microsoft 365 umfasst je nach Tarif zusätzlich Sicherheits-/Verwaltungsmodule (Intune, Defender usw.) und manchmal weitere Funktionen.

In der Praxis: Wenn Ihr Verein nach einer modernen „All-in-One”-Lösung sucht, werden Sie fast immer Microsoft 365-Pläne vergleichen (auch wenn alle weiterhin von „Office 365 für Vereine” sprechen).

Was ein Verein wirklich braucht (bevor er sich für einen Tarif entscheidet)

Bevor Sie sich die Preise ansehen, stellen Sie diese 6 Fragen. Sie bestimmen zu 90 % den richtigen Plan.

1. Benötigen Sie professionelle E-Mails auf Ihrer Domain?
   Beispiel: contact@monasso.fr, tresorier@monasso.fr
2. Wie viele Nutzer werden ein Konto haben?
   Mitarbeiter + Führungskräfte + „regelmäßige“ Freiwillige.
3. Arbeiten Sie gemeinsam an Dateien?
   Gemeinsame Dokumente, Ordner, Verfahren, Fördermittel, Budgets.
4. Benötigen Sie Teams im Alltag?
   Besprechungen, projektbezogene Kanäle, Dateifreigabe, Videokonferenzen.
5. Haben Sie sensible Daten?
   Daten von Mitgliedern, Begünstigten, Sozialakten, Gesundheitsdaten usw.
6. Hat Ihr Verein eine hohe Fluktuation?
   Häufige Zu- und Abgänge = Sie benötigen ein einfaches und sicheres System.

Schritt 1: Überprüfen Sie, ob Ihr Verein für spezielle Angebote in Frage kommt.

Viele Vereine können von Subventionen oder Rabatten auf Microsoft-Angebote profitieren (je nach Status, Land und Art der Tätigkeit). Es lohnt sich, dies von Anfang an zu überprüfen, da die Kostenunterschiede erheblich sein können.

Wichtige Punkte, die zu beachten sind

• Die „Verbandslizenzen” sind für die Organisation bestimmt (Mitarbeiter und gegebenenfalls interne Freiwillige).
• Sie dürfen nicht dazu dienen, Mitglieder/Anhänger/Spender „als wäre es ein Vorteil“ auszustatten, noch dürfen sie „umverteilt“ werden.

Wenn Sie berechtigt sind, durchlaufen Sie in der Regel einen Validierungsprozess (Rechtsstatus, öffentliche Informationen usw.). Nach der Validierung wählen Sie wie eine klassische Organisation die passenden Tarife aus, jedoch zu Sonderkonditionen.

Schritt 2: Wählen Sie den richtigen Office 365-/Microsoft 365-Tarif für Ihren Verein aus.

Hier finden Sie eine einfache, anwendungsorientierte Lektüre.

Option A – Kombination „Essentials“ (E-Mail + Teams + Dateien)

Profil:

• kleines Team,
• Benötigen Sie eine professionelle E-Mail-Adresse?
• gemeinsam genutzte Dokumente,
• Teams-Besprechungen,
• nicht unbedingt die auf dem PC installierte Office-Software.

Bevorzugt werden sollten:

• ein Business Basic -Tarif (oder ein gleichwertiger Tarif, je nach Ihrer Vereinsberechtigung).

✅ Stärken

• Profi-E-Mail + Kalender, Teams, OneDrive/SharePoint
• Perfekt, wenn Sie hauptsächlich im Web-/Mobilbereich arbeiten

⚠️ Begrenzung

• Nicht die vollständigen Office-Desktop-Anwendungen gemäß Angebot (lokal installiertes Word/Excel)

Option B – „Komplette Büroausstattung“ (installiertes Office + Zusammenarbeit)

Profil:

• Verwaltungsbüro,
• Word/Excel/PowerPoint muss auf PC/Mac installiert sein,
• Erweiterte Verwendung von Dateien.

Bevorzugt werden sollten:

• ein Business Standard -Tarif (oder gleichwertig).

✅ Stärken

• Installierte Office-Apps + Cloud-Dienste
• guter Kompromiss für die Mehrheit der strukturierten Verbände

Option C – Verbindung mit Sicherheits-/Compliance-Aspekten (sensible Daten)

Profil:

• sensible personenbezogene Daten,
• Sicherheitsanforderungen,
• Erhöhter Kontrollbedarf (Geräte, Zugang, Schutz).

Zu berücksichtigen:

• fortgeschrittenere Pläne (oftmals auf der Seite „E3“ / „Business Premium“, je nach Größe und Kontext).

✅ Stärken

• Erweiterte Sicherheits- und Verwaltungsoptionen
• besser geeignet, wenn Sie eine echte Zugangsrichtlinie formalisieren müssen

„Microsoft 365 Family“ für einen Verein: eine gute Idee?

Um böse Überraschungen zu vermeiden, lautet die vernünftigste Antwort: selten.

Microsoft 365 Family ist für den privaten Gebrauch (bis zu 6 Personen) konzipiert, aber ein Verein benötigt oft:

• einer E-Mail-Domain,
• eigene Konten und Zugänge,
• Governance und Kontinuität (wenn ein Freiwilliger ausscheidet).

Für einen Verein ist ein „Business“- oder „Nonprofit“-Tarif fast immer sinnvoller, auch wenn die Kosten auf den ersten Blick höher erscheinen.

Schritt 3: Office 365 in einem Verein bereitstellen (ohne sich das Leben schwer zu machen)

1) Kaufen Sie den richtigen Tarif und bereiten Sie Ihre Domain vor

• Entscheiden Sie sich für einen Bereich: monasso.fr
• Erstellen Sie eine Liste der Benutzer (Vorname/Nachname/Rolle).
• Legen Sie 3–5 „funktionale” Adressen fest (die auch dann bestehen bleiben, wenn sich die Personen ändern):
  • Kontakt@
  • Schatzmeister@
  • secretariat@
  • Partnerschaften@

Tipp: Mit funktionalen Adressen geht der Verlauf nicht verloren, wenn sich das Team wechselt.

2) Schaffung eines minimalen Rollenrahmens

• Maximal 1 oder 2 Administratoren (z. B. Präsident + IT-/Betriebsleiter)
• Rest = Standardbenutzer

Ziel: Vermeidung der in Vereinen üblichen und riskanten „Allgegenwart der Verwaltung“.

3) Teams und SharePoint nach „Projekten” organisieren

Einfache, effiziente Struktur:

• 1 Team „Büro“ (Leitung/Verwaltung)
• 1 Team „Veranstaltungen“
• 1 Team „Kommunikation“
• 1 Team „Fördermittel & Anträge“
• 1 Team „Freiwillige“ (begrenzter Zugriff auf nützliche Dokumente)

4) Eine Regel für Dateien festlegen

• Offizielle Dokumente = SharePoint (strukturierte Ordner)
• Persönliche Arbeitsdateien = OneDrive
• Externe Weitergabe = außergewöhnlich, begrenzt und nachverfolgt

Sicherheit: 6 unverzichtbare Einstellungen für einen Verein

Selbst kleine Vereine sind ein Ziel für Angriffe (Phishing, Hacking von E-Mail-Postfächern, Identitätsdiebstahl von „Präsidenten/Schatzmeistern“ usw.). Diese Maßnahmen sind einfach und machen einen großen Unterschied:

1. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) aktivieren
2. Das Weitergeben von Passwörtern verbieten (und schriftlich daran erinnern)
3. Administratorrechte einschränken
4. Verwenden Sie Gruppen (Kommunikation, Büro, Freiwillige) anstelle von Einzelfall-Freigaben.
5. Einführung eines „Ankunfts-/Abreise“-Prozesses
   • Ankunft: Konto + Mindestzugang + MFA-Prüfung
   • Start: Sofortige Deaktivierung + Übertragung der Dateien + Aufhebung der Sitzungen
6. 15-minütige Schulung zum Thema Phishing
   Betrugsmaschen mit „dringenden Überweisungen” betreffen insbesondere Vereine.

Das Budget Ihres Vereins optimieren, ohne selbst Hand anzulegen

Zwei Fehler treten häufig auf:

• ein zu teures Paket „für alle Fälle“ bezahlen,
• die Anzahl der digitalen Abonnements (Speicherplatz, VPN, Design, KI-Tools, Streaming für Veranstaltungen usw.) ohne globale Sichtbarkeit zu erhöhen.

Eine schnelle Bestandsaufnahme machen

Auflisten:

• monatlich verwendete Tools,
• die sie verwenden,
• und ob das Tool ein Angebot für mehrere Benutzer/Familien/Teams hat.

Oftmals lassen sich Einsparungen eher durch ein besseres „Stack-Management“ erzielen als durch das Sparen von 1 € bei einer Lizenz.

Das Budget intelligent neu zuweisen

Office 365/Microsoft 365 ist eine Arbeitsplattform: Es ist besser, sie richtig einzusetzen und an anderer Stelle Einsparungen vorzunehmen, wo dies möglich ist.

Hier kann eine Co-Abonnement-Plattform wie Spliiit helfen: Sie ermöglicht es, die Kosten für zahlreiche Alltagsabonnements (Streaming, digitale Tools, Online-Dienste) zu teilen und aufzuteilen, anstatt sie jeder für sich selbst in voller Höhe zu bezahlen. Das Ergebnis: Ihr Verein setzt Mittel frei, um seine Arbeitsmittel ordnungsgemäß zu finanzieren, ohne informelle Geldtransfers oder komplizierte Verwaltungsvorgänge.

Schnell-Checkliste: „Office 365-Verbindung” in 20 Minuten Entscheidung

• ✅ Benötigen Sie eine professionelle E-Mail-Adresse auf Ihrer Domain: ja/nein
• ✅ Anzahl der Nutzer (Mitarbeiter + regelmäßige Freiwillige): ___
• ✅ Zusammenarbeit (Teams + gemeinsame Dateien): ja/nein
• ✅ Benötigt installierte Office-Software: ja/nein
• ✅ Sensible Daten: ja/nein
• ✅ Hoher Umsatz: ja/nein
• ✅ Budgetziel: Senkung der Gesamtkosten für Abonnements, nicht nur für eine Leitung

FAQ – Office 365 für Vereine

Gibt es Office 365 noch für Vereine?

Ja, der Begriff wird immer noch verwendet, aber die meisten aktuellen Angebote sind unter Microsoft 365 zusammengefasst. In der Praxis sind es die Funktionen (E-Mail, Teams, Speicherplatz, Sicherheit), die zählen.

Braucht ein Verein wirklich eine eigene E-Mail-Domain?

Sobald Sie mit Partnern, Institutionen, Geldgebern oder Mitgliedern kommunizieren, ja. Eine Domain stärkt die Glaubwürdigkeit, erleichtert die Kontinuität und vermeidet die Abhängigkeit von persönlichen Adressen.

Können wir gelegentlichen Freiwilligen Zugang gewähren?

Ja, aber es ist besser:

• ihre Rechte einschränken,
• Ihnen Zugang zu einem speziellen Team/Ordner gewähren,
• und ein Verfahren zum Entzug des Zugangs nach Beendigung des Auftrags vorsehen.

Welchen Tarif soll man wählen, wenn man Word/Excel nicht auf dem PC installieren möchte?

Ein weborientierter/kollaborativer Plan ist oft ausreichend: E-Mails, Teams, SharePoint/OneDrive und Webversionen von Office.

Wie kann man vermeiden, „alles zu verlieren“, wenn ein Schatzmeister oder Sekretär das Amt niederlegt?

Zwei einfache Regeln:

• Funktionsadressen verwenden (Schatzmeister@, secretariat@),
• Dokumente in SharePoint speichern (nicht auf dem privaten PC einer Person).

Zu beachten

• „Office 365-Verbindung“ = meist Microsoft 365 mit geschäftlicher E-Mail, Teams und gemeinsam genutzten Dokumenten.
• Der richtige Plan hängt vor allem von folgenden Faktoren ab: E-Mail-Domain + installiertes Office oder Web + Sicherheitsstufe.
• Der Einsatz muss auf die Realität des Vereinslebens abgestimmt sein: Freiwillige, Fluktuation, Kontinuität.
• Die Optimierung des Budgets erfordert oft eine bessere Verwaltung aller Abonnements. Lösungen wie Spliiit tragen dazu bei, die Gesamtkosten zu senken, indem bestimmte Dienste gemeinsam genutzt werden, um eine saubere und nachhaltige Microsoft-Basis zu erhalten.

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