Office 365 για συλλόγους: σωστή επιλογή, δίκαιη πληρωμή και ορθή εφαρμογή

Μεταξύ των email, των κοινόχρηστων εγγράφων, των τηλεδιασκέψεων, των εθελοντών που πρέπει να ενταχθούν και της διαχείρισης των προσβάσεων, ένας σύλλογος έχει συχνά τις ίδιες ανάγκες με μια μικρή επιχείρηση... με πιο περιορισμένο προϋπολογισμό και πιο ευμετάβλητες ομάδες.

Ακριβώς σε αυτό το σημείο το Office 365 (τώρα Microsoft 365) είναι χρήσιμο: συγκεντρώνει τα εργαλεία (Word/Excel/PowerPoint), την αλληλογραφία, την αποθήκευση και τη συνεργασία (Teams/SharePoint/OneDrive), διατηρώντας παράλληλα ένα καθαρό πλαίσιο ασφάλειας.

Σε αυτόν τον οδηγό, βλέπουμε:

• τι περιλαμβάνει σήμερα το «Office 365» (και γιατί μιλάμε για Microsoft 365),
• Πώς να μάθετε αν ο σύλλογός σας μπορεί να επωφεληθεί από ειδικές προσφορές,
• ποιο πρόγραμμα να επιλέξετε ανάλογα με τις χρήσεις σας (εθελοντές, υπάλληλοι, γραφείο, πεδίο),
• τα στάδια της εγκατάστασης (χωρίς περίπλοκες διαδικασίες),
• οι ορθές πρακτικές ασφάλειας και διακυβέρνησης,
• και πώς να βελτιστοποιήσετε τον ψηφιακό προϋπολογισμό σας χωρίς να χρειαστεί να κάνετε πρόχειρες λύσεις.

Office 365 έναντι Microsoft 365: ποια είναι η διαφορά για έναν σύλλογο;

Το «Office 365» εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ευρέως στην καθημερινή γλώσσα, αλλά η Microsoft έχει συγκεντρώσει τα περισσότερα προϊόντα της υπό την ονομασία Microsoft 365.

Για μια ένωση, η σημαντική διαφορά δεν είναι το όνομα, αλλά το πεδίο εφαρμογής:

• Το Office 365 αναφέρεται συχνά σε προσφορές που επικεντρώνονται στις εφαρμογές Office + υπηρεσίες (Exchange, Teams, SharePoint),
• Το Microsoft 365 περιλαμβάνει επιπλέον, ανάλογα με τα πακέτα, στοιχεία ασφάλειας/διαχείρισης (Intune, Defender κ.λπ.) και, σε ορισμένες περιπτώσεις, πρόσθετες λειτουργίες.

Στην πράξη: αν ο σύλλογός σας αναζητά μια σύγχρονη λύση «όλα σε ένα», θα συγκρίνετε σχεδόν πάντα τα πακέτα του Microsoft 365 (ακόμα κι αν όλοι συνεχίζουν να λένε «Office 365 σύλλογος»).

Τι χρειάζεται πραγματικά ένας σύλλογος (πριν επιλέξει ένα πρόγραμμα)

Πριν κοιτάξετε τις τιμές, κάντε αυτές τις 6 ερωτήσεις. Αυτές καθορίζουν κατά 90% το σωστό σχέδιο.

1. Χρειάζεστε επαγγελματικά email στον τομέα σας;
   Π.χ.: contact@monasso.fr, tresorier@monasso.fr
2. Πόσοι χρήστες θα έχουν λογαριασμό;
   Υπάλληλοι + διευθυντές + «τακτικοί» εθελοντές.
3. Συνεργάζεστε για την κοινή επεξεργασία αρχείων;
   Κοινόχρηστα έγγραφα, φακέλους, διαδικασίες, επιχορηγήσεις, προϋπολογισμούς.
4. Χρειάζεστε το Teams στην καθημερινότητά σας;
   Συναντήσεις, κανάλια ανά έργο, κοινή χρήση αρχείων, βιντεοκλήσεις.
5. Έχετε ευαίσθητα δεδομένα;
   Δεδομένα μελών, δικαιούχων, κοινωνικών φακέλων, υγείας κ.λπ.
6. Έχει η ένωσή σας μεγάλο κύκλο εργασιών;
   Συχνές αφίξεις/αναχωρήσεις = χρειάζεται ένα απλό και ασφαλές σύστημα.

Βήμα 1: Ελέγξτε αν ο σύλλογός σας είναι επιλέξιμος για ειδικές προσφορές

Πολλές οργανώσεις μπορούν να επωφεληθούν από επιδοτήσεις ή εκπτώσεις σε προσφορές της Microsoft (ανάλογα με το καθεστώς, τη χώρα και τον τύπο δραστηριότητας). Αξίζει να το ελέγξετε από την αρχή, καθώς η διαφορά στο κόστος μπορεί να είναι σημαντική.

Σημαντικά σημεία προσοχής

• Οι άδειες «ένωσης» προορίζονται για τον οργανισμό (υπάλληλοι και, ανάλογα με την περίπτωση, εσωτερικοί εθελοντές).
• Δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται για να εξοπλίσουν μέλη/συνδρομητές/δωρητές «σαν να ήταν ένα πλεονέκτημα», ούτε να «αναδιανέμονται».

Εάν πληροίτε τις προϋποθέσεις, θα υποβληθείτε σε μια διαδικασία επικύρωσης (νομικό καθεστώς, δημόσιες πληροφορίες κ.λπ.). Μόλις επικυρωθείτε, μπορείτε να επιλέξετε τα κατάλληλα προγράμματα όπως μια κλασική οργάνωση, αλλά με ειδικούς όρους τιμολόγησης.

Βήμα 2: Επιλέξτε το κατάλληλο πρόγραμμα Office 365 / Microsoft 365 για τον σύλλογό σας

Ακολουθεί μια απλή, πρακτική ανάγνωση.

Επιλογή Α — Συνδυασμός «βασικών» (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο + Teams + αρχεία)

Προφίλ:

• μικρή ομάδα,
• ανάγκη για επαγγελματικό email,
• κοινόχρηστα έγγραφα,
• Συναντήσεις Teams,
• Δεν είναι απαραίτητα απαραίτητο να έχετε εγκατεστημένο το λογισμικό Office στον υπολογιστή σας.

Προτιμήστε:

• ένα πακέτο Business Basic (ή ισοδύναμο, ανάλογα με την επιλεξιμότητα της ένωσής σας).

✅ Πλεονεκτήματα

• επαγγελματική αλληλογραφία + ημερολόγιο, Teams, OneDrive/SharePoint
• Ιδανικό αν εργάζεστε κυρίως στον τομέα του διαδικτύου/κινητών συσκευών

⚠️ Όριο

• όχι τις πλήρεις εφαρμογές Office «desktop» σύμφωνα με την προσφορά (Word/Excel εγκατεστημένα τοπικά)

Επιλογή Β — Συνδυασμός «πλήρους γραφειακής αυτοματοποίησης» (εγκατεστημένο Office + συνεργασία)

Προφίλ:

• διοικητικό γραφείο,
• απαιτείται εγκατάσταση των προγραμμάτων Word/Excel/PowerPoint σε PC/Mac,
• προχωρημένη χρήση αρχείων.

Προτιμήστε:

• ένα πακέτο Business Standard (ή ισοδύναμο).

✅ Πλεονεκτήματα

• Εγκατεστημένες εφαρμογές Office + υπηρεσίες cloud
• καλός συμβιβασμός για την πλειονότητα των οργανωμένων ενώσεων

Επιλογή Γ — Σύνδεση με ζητήματα ασφάλειας/συμμόρφωσης (ευαίσθητα δεδομένα)

Προφίλ:

• ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα,
• απαιτήσεις ασφάλειας,
• ανάγκη για ενισχυμένο έλεγχο (συσκευές, πρόσβαση, προστασία).

Να ληφθεί υπόψη:

• πιο προηγμένα σχέδια (συχνά στην πλευρά «E3» / «Business Premium» ανάλογα με το μέγεθος και το πλαίσιο).

✅ Πλεονεκτήματα

• επιπλέον επιλογές ασφάλειας και διαχείρισης
• πιο κατάλληλο αν πρέπει να επισημοποιήσετε μια πραγματική πολιτική πρόσβασης

«Microsoft 365 Family» για έναν σύλλογο: καλή ιδέα;

Για να αποφύγετε δυσάρεστες εκπλήξεις, η πιο λογική απάντηση είναι: σπάνια.

Το Microsoft 365 Family έχει σχεδιαστεί για προσωπική χρήση (έως 6 άτομα), αλλά ένας σύλλογος συχνά χρειάζεται:

• ενός τομέα email,
• από λογαριασμούς και πρόσβαση,
• διακυβέρνηση και συνέχεια (όταν ένας εθελοντής αποχωρεί).

Για έναν σύλλογο, ένα πακέτο «Business» / «Nonprofit» είναι σχεδόν πάντα πιο λογικό, ακόμη και αν το κόστος φαίνεται υψηλότερο.

Βήμα 3: Ανάπτυξη του Office 365 σε έναν σύλλογο (χωρίς περιπλοκές διαδικασίες)

1) Αγοράστε το σωστό πακέτο και προετοιμάστε τον τομέα σας

• Αποφασίστε για τον τομέα: monasso.fr
• Ετοιμάστε μια λίστα χρηστών (όνομα/επώνυμο/ρόλος).
• Ορίστε 3–5 «λειτουργικές» διευθύνσεις (που παραμένουν ίδιες ακόμη και αν αλλάξουν τα άτομα):
  • επαφή@
  • ταμίας@
  • secretariat@
  • συνεργασίες@

Συμβουλή: οι λειτουργικές διευθύνσεις αποτρέπουν την απώλεια του ιστορικού όταν η ομάδα αλλάζει.

2) Δημιουργία ενός ελάχιστου πλαισίου ρόλων

• 1 ή 2 διαχειριστές το πολύ (πρόεδρος + υπεύθυνος IT/ops, για παράδειγμα)
• οι υπόλοιποι = τυπικοί χρήστες

Στόχος: αποφυγή της «διαχείρισης παντού», κάτι που είναι συνηθισμένο στις ενώσεις... και επικίνδυνο.

3) Οργάνωση των Teams και του SharePoint ανά «έργα»

Απλή, αποτελεσματική δομή:

• 1 Ομάδα «Γραφείο» (διεύθυνση/διοικητικό)
• 1 Ομάδα «Εκδηλώσεις»
• 1 Ομάδα «Επικοινωνία»
• 1 Ομάδα «Επιχορηγήσεις & φακέλους»
• 1 Ομάδα «Εθελοντές» (περιορισμένη πρόσβαση σε χρήσιμα έγγραφα)

4) Καθορισμός κανόνα για τα αρχεία

• Επίσημα έγγραφα = SharePoint (δομημένοι φάκελοι)
• Προσωπικά αρχεία εργασίας = OneDrive
• Εξωτερική κοινή χρήση = εξαιρετική, περιορισμένη και καταγεγραμμένη

Ασφάλεια: 6 απαραίτητες ρυθμίσεις για μια ένωση

Ακόμα και μια μικρή ένωση αποτελεί στόχο (phishing, παραβίαση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πλαστογράφηση «προέδρου/ταμία»...). Αυτές οι ενέργειες είναι απλές και κάνουν τεράστια διαφορά:

1. Ενεργοποίηση της πολυπαραγοντικής επαλήθευσης ταυτότητας (MFA)
2. Απαγόρευση της κοινοποίησης κωδικών πρόσβασης (και υπενθύμιση με μαύρο γράμμα)
3. Περιορισμός των δικαιωμάτων διαχειριστή
4. Χρησιμοποιήστε ομάδες (Επικοινωνία, Γραφείο, Εθελοντές) αντί για μεμονωμένες κοινοποιήσεις.
5. Εφαρμογή διαδικασίας «άφιξης/αναχώρησης»
   • Άφιξη: λογαριασμός + ελάχιστη πρόσβαση + έλεγχος MFA
   • έκκίνηση: άμεση απενεργοποίηση + μεταφορά φακέλων + ανάκληση συνεδριών
6. Εκπαίδευση σε 15 λεπτά για το phishing
   Οι απάτες «επείγουσα μεταφορά χρημάτων» επηρεάζουν ιδιαίτερα τις ενώσεις.

Βελτιστοποιήστε τον προϋπολογισμό του συλλόγου σας χωρίς να χρειαστεί να κάνετε μόνοι σας τις εργασίες

Δύο λάθη επαναλαμβάνονται συχνά:

• να πληρώσετε ένα υπερβολικά ακριβό πακέτο «για κάθε περίπτωση»,
• να αυξήσετε τις ψηφιακές συνδρομές (αποθήκευση, VPN, σχεδιασμός, εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης, streaming για εκδηλώσεις κ.λπ.) χωρίς συνολική ορατότητα.

Κάντε μια γρήγορη απογραφή

Καταγράψτε:

• εργαλεία που χρησιμοποιούνται κάθε μήνα,
• που τα χρησιμοποιεί,
• και αν το εργαλείο διαθέτει προσφορά για πολλούς χρήστες / οικογένεια / ομάδα.

Συχνά, η οικονομία προέρχεται περισσότερο από μια καλύτερη «διαχείριση στοίβας» παρά από το να εξοικονομήσεις 1 € σε μια άδεια χρήσης.

Επανακατανομή του προϋπολογισμού με έξυπνο τρόπο

Το Office 365/Microsoft 365 είναι μια βάση εργασίας: είναι προτιμότερο να το εγκαταστήσετε σωστά και να μειώσετε όπου είναι δυνατόν τα άλλα έξοδα.

Εδώ είναι που μια πλατφόρμα συνδρομής όπως το Spliiit μπορεί να βοηθήσει: επιτρέπει τον διαμοιρασμό και την κατανομή του κόστους πολλών καθημερινών συνδρομών (streaming, ψηφιακά εργαλεία, διαδικτυακές υπηρεσίες) αντί να τις πληρώνει ο καθένας ξεχωριστά. Αποτέλεσμα: ο σύλλογός σας απελευθερώνει προϋπολογισμό για να χρηματοδοτήσει τα εργαλεία εργασίας του, χωρίς ανεπίσημες ανταλλαγές χρημάτων ή περίπλοκη διαχείριση.

Γρήγορη λίστα ελέγχου: «Σύνδεση με το Office 365» σε 20 λεπτά απόφασης

• ✅ Χρειάζεστε επαγγελματικό email σε δικό σας domain: ναι/όχι
• ✅ Αριθμός χρηστών (υπάλληλοι + τακτικοί εθελοντές): ___
• ✅ Συνεργατική εργασία (Teams + κοινόχρηστα αρχεία): ναι/όχι
• ✅ Απαιτείται εγκατάσταση λογισμικού Office: ναι/όχι
• ✅ Ευαίσθητα δεδομένα: ναι/όχι
• ✅ Σημαντικός κύκλος εργασιών: ναι/όχι
• ✅ Στόχος προϋπολογισμού: μείωση του συνολικού κόστους των συνδρομών, όχι μόνο μιας γραμμής

Συχνές ερωτήσεις — Office 365 για οργανισμούς

Το Office 365 εξακολουθεί να υπάρχει για τους συλλόγους;

Ναι, ο όρος χρησιμοποιείται ακόμα, αλλά οι περισσότερες από τις τρέχουσες προσφορές ομαδοποιούνται στο Microsoft 365. Στην πράξη, αυτό που μετράει είναι οι λειτουργίες (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, Teams, αποθήκευση, ασφάλεια).

Χρειάζεται πραγματικά μια ένωση ένα domain email;

Ναι, μόλις αρχίσετε να επικοινωνείτε με συνεργάτες, ιδρύματα, χρηματοδότες ή μέλη. Ένας τομέας ενισχύει την αξιοπιστία, διευκολύνει τη συνέχεια και αποτρέπει την εξάρτηση από προσωπικές διευθύνσεις.

Μπορούμε να δώσουμε πρόσβαση σε εθελοντές που συμμετέχουν περιστασιακά;

Ναι, αλλά είναι καλύτερο:

• περιορίζουν τα δικαιώματά τους,
• να τους παρέχετε πρόσβαση σε μια ειδική ομάδα/φάκελο,
• και να προβλέπεται διαδικασία ανάκλησης της πρόσβασης στο τέλος της αποστολής.

Ποιο πακέτο να επιλέξω αν δεν θέλω να εγκαταστήσω το Word/Excel στον υπολογιστή μου;

Συχνά αρκεί ένα πρόγραμμα προσανατολισμένο στο διαδίκτυο/τη συνεργασία: ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, Teams, SharePoint/OneDrive και διαδικτυακές εκδόσεις του Office.

Πώς να αποφύγετε να «χάσετε τα πάντα» όταν ένας ταμίας ή ένας γραμματέας αποχωρεί;

Δύο απλοί κανόνες:

• χρησιμοποιώντας λειτουργικές διευθύνσεις (ταμίας@, secretariat@),
• αποθηκεύστε τα έγγραφα στο SharePoint (όχι στον προσωπικό υπολογιστή κάποιου).

Να θυμάστε

• «Office 365 association» = συνήθως Microsoft 365, με επαγγελματικό email, Teams και κοινόχρηστα έγγραφα.
• Το σωστό σχέδιο εξαρτάται κυρίως από: email domain + εγκατεστημένο Office ή web + επίπεδο ασφάλειας.
• Η ανάπτυξη πρέπει να σχεδιαστεί με βάση την πραγματικότητα των συλλόγων: εθελοντές, εναλλαγή προσωπικού, συνέχεια.
• Η βελτιστοποίηση του προϋπολογισμού συχνά απαιτεί καλύτερη διαχείριση όλων των συνδρομών. Λύσεις όπως το Spliiit συμβάλλουν στη μείωση του συνολικού κόστους, καθώς επιτρέπουν την κοινή χρήση ορισμένων υπηρεσιών, διατηρώντας έτσι ένα καθαρό και βιώσιμο περιβάλλον Microsoft.

‍